Una dintre cele mai mari provocări pentru un antreprenor este să înțeleagă unde se termină banii firmei și unde încep banii personali. Este foarte tentant să folosești cardul firmei pentru cumpărăturile zilnice, însă nu orice bon sau factură poate fi trecută în contabilitate.
Deductibilitatea cheltuielilor este atent reglementată de Codul Fiscal: o cheltuială este deductibilă doar dacă este efectuată în scopul desfășurării activității economice a firmei.
Iată ghidul clar despre ce poți deconta legal și ce achiziții vor fi respse de contabilul tău.
1. Cheltuieli 100% deductibile: Baza afacerii tale
Acestea sunt cheltuielile direct legate de funcționarea și dezvoltarea firmei. Pentru a le deconta, ai nevoie doar de o factură fiscală emise pe datele firmei (transmisă prin e-Factura) și de dovada plății.
- Servicii profesionale: Contabilitate, consultanță juridică, servicii de marketing, hosting web, abonamente software (SaaS) și aplicații folosite pentru afacere.
- Echipamente IT și de birou: Laptopuri, telefoane, imprimante, licențe software, consumabile și mobilier de birou.
- Chiria și utilitățile sediului: Dacă firma are un sediu social sau punct de lucru închiriat/proprietate (spaiu dedicat activității).
- Marfă și materii prime: Tot ce cumperi pentru a revinde sau pentru a procesa în vederea obținerii de venituri.
- Abonamente medicale și instruire: Cursuri de perfecționare pentru angajați/administrator și servicii medicale de medicina muncii.
2. Cheltuieli cu deductibilitate limitată: Ce reguli speciale se aplică?
Anumite cheltuieli sunt permise de lege, dar sunt supuse unor plafoane stricte sau condiții specifice:
A. Cheltuieli auto (Combustibil, piese, asigurări, chirie auto)
- Deductibilitate 50%: Se aplică automat dacă mașina este folosită atât în scopul afacerii, cât și în scop personal (fără foaie de parcurs).
- Deductibilitate 100%: Este permisă doar dacă mașina este utilizată exclusiv în scopul afacerii și deții foi de parcurs completate corect pentru fiecare deplasare.
B. Cheltuielile de protocol (Mese cu clienții, cadouri de afaceri)
- Sunt deductibile în limita a 2% din profitul contabil ajustat.
- Atenție: Sunt acceptate mesele de afaceri cu parteneri/clienți (susținute de explicații clare privind scopul întâlnirii) și cadourile simbolice de protocol de valoare mică.
C. Cheltuielile cu sediul acasă (Contract de comodat)
- Dacă sediul social este în locuința personală, poți deconta o parte din utilități (energie, gaz, net) doar în proporția suprafeței alocate firmei (ex: o cameră din 3), conform contractului de comodat.
3. Cheltuieli nedeductibile: Ce îți va respinge contabilul?
Dacă aduci aceste bonuri sau facturi, contabilul le va încadra la cheltuieli nedeductibile (fără reducerea impozitului pe profit/venit) sau va refuza înregistrarea lor pe firmă:
- Cumpărături personale și de uz casnic: Produse alimentare pentru casă, haine de zi cu zi, electrocasnice folosite acasă, articole pentru copii.
- Vacanțe și călătorii de agrement: Bilete de avion sau cazări care nu au o justificare clară de deplasare în interes de afaceri (delegație, întâlniri cu clienți, conferințe).
- Bonuri fiscale fără CUI: Bonurile simple de la magazin care nu au CUI-ul firmei tipărit pe ele (sau pentru care nu s-a emis factură ulterior).
- Amenzi și penalități: Amenzile de circulație ale administratorului, penalitățile de întârziere la taxe către stat sau alte sancțiuni contravenționale.
Ce se întâmplă dacă plătești lucruri personale cu cardul firmei?
Dacă folosești frecvent cardul de companie pentru cheltuieli personale, sumele respective pot fi încadrate la control drept retrageri nejustificate (avansuri spre decontare) sau chiar dividende mascate. Aceasta înseamnă că firma sau tu ca persoană fizică veți fi obligați să plătiți impozite suplimentare pe acele sume.
Concluzie: Regula de aur pentru a evita problemele: păstrează cardul firmei separat și folosește-l exclusiv pentru cheltuielile afacerii. Când ai nevoie de bani pentru cheltuieli personale, scoate mai întâi bani legal din firmă (prin salariu sau dividende) în contul tău personal.