Pentru orice antreprenor, timpul este o resursă valoroasă. Dar, chiar și într-un program aglomerat, păstrarea documentelor contabile nu este opțională – este o obligație legală și o condiție esențială pentru o gestionare sănătoasă a afacerii. Fie că ai un SRL, un PFA sau altă formă juridică, organizarea lunară a documentelor te poate scuti de amenzi, controale stresante și pierderi financiare.
Iată un checklist lunar esențial cu documentele pe care trebuie să le soliciți, să le păstrezi și să le transmiți către contabil:
1. Facturi de achiziție și prestări servicii
Toate facturile aferente cheltuielilor firmei trebuie colectate și păstrate:
- Facturi pentru utilități (electricitate, internet, telefon)
- Facturi pentru chirie (dacă există contract)
- Achiziții de consumabile, echipamente, softuri
- Abonamente recurente (licențe, hosting, marketing)
- Servicii externalizate (contabilitate, design, consultanță)
Important: Cere facturi fiscale pe firmă, cu toate datele corecte. Fără factură validă, o cheltuială nu este deductibilă.
2. Facturi de vânzare / chitanțe emise
Indiferent dacă vinzi produse sau prestezi servicii, ai obligația să păstrezi:
- Facturile emise lunar către clienți
- Bonurile fiscale (dacă utilizezi casă de marcat)
- Avize de însoțire a mărfii (unde este cazul)
Ideal este să folosești un soft de facturare care generează automat documente în format legal, ușor de exportat.
3. Extrase de cont bancar
Extrasele lunare de la toate conturile firmei sunt esențiale pentru:
- reconcilierea contabilă a plăților și încasărilor
- justificarea tranzacțiilor în fața ANAF
- identificarea cheltuielilor nedocumentate
Poți seta trimiterea automată a extraselor către contabil prin Internet Banking.
4. Documente privind salariile și colaboratorii
Dacă ai angajați sau colaboratori, trebuie să păstrezi:
- Statele de plată
- Contractele de muncă / colaborare
- Pontajul lunar
- Documente privind concediile medicale sau de odihnă
- Declarații D112 și alte declarații fiscale
Acestea sunt vitale nu doar pentru evidența internă, ci și pentru eventuale inspecții ITM sau ANAF.
5. Deconturi și ordine de deplasare
Dacă tu sau angajații tăi faceți deplasări în interes de serviciu, nu uita să păstrezi:
- Ordine de deplasare (semnate și completate)
- Bonuri de combustibil
- Facturi pentru cazare, masă, transport
- Deconturi semnate
Fără aceste documente, cheltuielile respective nu sunt deductibile fiscal.
6. Contracte noi sau actualizate
Orice contract nou semnat cu clienți, furnizori sau parteneri trebuie arhivat:
- Contracte de prestări servicii
- Acorduri comerciale sau parteneriate
- Prelungiri sau acte adiționale
Este recomandat să ai o evidență clară, actualizată lunar, a contractelor active.
7. Declarații și documente fiscale
Chiar dacă se ocupă contabilul de ele, ai obligația să păstrezi:
- Declarații depuse la ANAF (D100, D112, D300, D390 etc.)
- Confirmări de depunere
- Recipise / dovada plății taxelor și impozitelor
- Registrul de evidență fiscală (pentru PFA)
8. Alte documente relevante
Nu uita de:
- Asigurări încheiate pe firmă (RC, CASCO, asigurări de răspundere)
- Rapoarte din platforme online (Shopify, Glovo, Revolut Business etc.)
- Note de intrare-recepție (NIR-uri), dacă ai marfă
Checklist pentru antreprenori ocupați
✅ Facturi achiziții și vânzări
✅ Extrase bancare
✅ Documente salarii și colaboratori
✅ Deconturi și ordine de deplasare
✅ Contracte noi
✅ Declarații fiscale
✅ Alte documente contabile
Vrei să nu mai pierzi timp căutând documente sau să stai cu grija unui control fiscal? La Contavibe, oferim servicii de contabilitate completă și digitalizată, cu reminder lunar pentru documente, arhivare în cloud și consultanță fiscală personalizată.
📞 Contactează-ne și descoperă cât de simplu poate deveni totul când ai o echipă profesionistă care se ocupă de partea birocratică.