Să oferi clienților tăi posibilitatea de a plăti online cu cardul nu mai este un lux, ci un standard. Procesatori precum Stripe, PayPal sau conturile bancare digitale tip Revolut Business îți fac viața mai ușoară la încasare, dar adesea complică lucrurile în contabilitate.
Mulți antreprenori greșesc crezând că suma care le intră în contul bancar românesc este singura care contează. Experții ContaVibe îți explică de ce lucrurile stau diferit și cum să procedezi corect.
1. Capcana comisioanelor reținute la sursă
Când un client îți plătește 100 de lei prin Stripe sau PayPal, în contul tău final vor ajunge, de exemplu, doar 97 de lei. Diferența de 3 lei reprezintă comisionul procesatorului.
- Greșeala frecventă: Să emiți factura pe 97 de lei, adică exact cât ai primit.
- Abordarea corectă: Factura către client trebuie emisă pe valoarea întreagă (100 de lei). Diferența de 3 lei trebuie înregistrată separat în contabilitate ca o cheltuială cu comisioanele bancare.
Pentru a nu lăsa loc de erori, o întocmire a evidenței contabile complete realizată de un expert îți va garanta că veniturile și cheltuielile sunt separate și declarate corect.
2. Facturile pentru comisioane și regulile de TVA
Stripe, PayPal și Revolut emit la rândul lor facturi lunare pentru comisioanele pe care ți le-au reținut. Deoarece aceste companii au sediul în alte țări (de obicei în UE, cum ar fi Irlanda pentru Stripe), aceste comisioane sunt considerate achiziții intracomunitare de servicii.
- Dacă ești plătitor de TVA, se va aplica mecanismul taxării inverse.
- Dacă ești neplătitor de TVA, vei avea nevoie de un Cod Special de TVA înainte de a utiliza aceste platforme, pentru a declara achiziția în sistemul VIES.
Dacă sistemul fiscal ți se pare copleșitor, îți recomandăm să soliciți o consultanță privind legislația financiar-contabilă și fiscală pentru a-ți asigura conformitatea.
3. Aceste platforme generează propriile extrase de cont
Contul tău de PayPal sau Revolut Business funcționează exact ca un cont bancar tradițional. Banii stau acolo până când decizi să le dai un transfer (payout) către contul tău principal din România.
- Contabilul tău are nevoie de extrasul de cont lunar direct din Stripe, PayPal sau Revolut, nu doar de cel de la banca ta comercială.
- Transferurile între contul tău de PayPal și contul tău bancar nu sunt venituri noi, ci doar transferuri între conturile aceleiași firme (viramente interne).
4. Automatizarea reconcilierii
Când ai sute sau mii de tranzacții lunare, potrivirea manuală a fiecărei încasări din Stripe cu factura emisă clientului este imposibilă. Folosește integrări software care „leagă” platforma de facturare de procesatorul de plăți, asigurând închiderea automată a facturilor încasate.
Prin solicitarea unei situații informative lunare, poți vedea clar câți bani ai blocați în conturile procesatorilor și cât te costă, de fapt, aceste comisioane operaționale.