Declarația 406, cunoscută și sub denumirea de Fișierul Standard de Control Fiscal (SAF-T), este una dintre cele mai importante raportări fiscale digitale introduse de ANAF.
Ea are scopul de a oferi autorităților fiscale acces direct la datele contabile ale firmelor, într-un format standardizat, ușor de verificat automat.
Implementată treptat începând din 2022, obligația de depunere se extinde în 2025 asupra tuturor IMM-urilor și microîntreprinderilor, marcând un pas major spre digitalizarea completă a raportărilor contabile în România.
Ce este Declaratia 406 (SAF-T)
Declarația 406 este un fișier electronic în format XML, generat automat de programul de contabilitate, care conține informații detaliate despre tranzacțiile și evidențele contabile ale firmei.
Aceasta a fost introdusă pentru a permite ANAF-ului să realizeze controale fiscale mai rapide, bazate pe date reale, fără a mai solicita documente fizice.
România a adoptat acest sistem la recomandarea Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE), aliniindu-se standardului internațional SAF-T (Standard Audit File for Tax).
Cine trebuie să depună Declaratia 406
Începând cu 1 ianuarie 2025, obligația de depunere revine:
- tuturor firmelor plătitoare de TVA (indiferent de dimensiune),
- microîntreprinderilor care au cod fiscal activ și folosesc un sistem contabil informatizat,
- IMM-urilor și companiilor medii, care nu au fost anterior în eșantionul de testare.
Nu depun această declarație:
- PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale,
- ONG-urile care nu au activitate economică,
- entitățile fără personalitate juridică.
Obligația este reglementată prin Ordinul ANAF nr. 1783/2021, actualizat în 2024, care stabilește formatul, termenele și structura fișierului.
Ce contine Declaratia 406
Fișierul SAF-T (Declarația 406) conține detalii complete despre activitatea contabilă a unei firme.
Conform documentului oficial ANAF, informațiile sunt grupate în următoarele secțiuni principale:
- General Ledger (registrul contabil general) – toate conturile contabile și mișcările aferente
- Source Documents – documente primare precum facturi, bonuri, chitanțe
- Customer and Supplier Master Files – lista completă a clienților și furnizorilor, inclusiv codurile fiscale
- Fixed Assets – evidența mijloacelor fixe, amortizări și reevaluări
- Inventory – stocuri și ajustări de inventar
- Payments și Receipts – toate tranzacțiile bancare și numerar
- Trial Balance – balanța de verificare aferentă perioadei raportate
Poți consulta modelul oficial și structura completă a fișierului SAF-T publicată de ANAF aici:
Anexa 2 – Structura fișierului SAF-T (Declarația 406, format XML oficial ANAF)
Ce cuprinde concret fișierul SAF-T
Declarația 406 nu se rezumă la balanță sau la facturi. Ea reprezintă o imagine completă a activității contabile și fiscale a firmei:
- toate conturile contabile active în perioada raportată
- corespondența dintre tranzacțiile contabile și identificatorii partenerilor (CUI, coduri interne etc.)
- tranzacțiile zilnice înregistrate (vânzări, achiziții, plăți, amortizări)
- TVA colectată și deductibilă
- informații despre activele corporale și impozitele aferente
Fișierul este exportat automat din softul contabil, conform specificațiilor tehnice publicate de ANAF, fără intervenție manuală.
Formatul XML este apoi verificat și transmis prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
Care este termenul de depunere a Declaratiei 406
Termenul standard este data de 25 a lunii următoare perioadei fiscale:
- contribuabilii care declară TVA lunar vor depune 406 lunar
- contribuabilii care declară TVA trimestrial vor depune 406 trimestrial
Exemplu:
Pentru luna ianuarie 2025, fișierul SAF-T trebuie depus până la 25 februarie 2025.
Pentru contribuabilii nou-înregistrați, există o perioadă de grație de 6 luni de la data la care devin obligați să depună această declarație.
Ce amenzi se aplică pentru nerespectarea obligației
Conform Codului de procedură fiscală, nedepunerea Declarației 406 la termen se sancționează cu:
- amendă între 1.000 și 5.000 lei,
- notificare de neconformitate transmisă în SPV,
- posibilitatea declanșării unei inspecții fiscale automate dacă fișierul lipsește sau conține erori.
În plus, dacă datele raportate sunt incomplete sau eronate, ANAF poate solicita refacerea fișierului în termen de 5 zile lucrătoare.
Cum se transmite Declaratia 406 către ANAF
- Se generează automat din programul de contabilitate, în formatul XML standardizat.
- Se verifică local (există un validator oficial ANAF pentru fișierele SAF-T).
- Se transmite prin Spațiul Privat Virtual (SPV), la secțiunea „Depunere declarații”.
- Se confirmă primirea prin mesajul electronic de tip „recipisă”.
Pentru ca fișierul să fie acceptat, toate datele din contabilitate trebuie să fie complete, coerente și validate corect.
Cum te pregătești pentru prima depunere a Declaratiei 406
Pentru multe firme mici, primul fișier SAF-T poate părea complicat. De aceea, înainte de transmiterea efectivă, este esențial să:
- verifici balanța și conturile contabile pentru inconsecvențe
- corectezi soldurile sau conturile neutilizate
- te asiguri că toate documentele justificative sunt înregistrate
- faci o simulare de export din softul de contabilitate
- ceri sprijinul unui expert contabil cu experiență în raportările digitale
Dacă ai nevoie de asistență completă pentru pregătirea sau validarea Declarației 406, echipa ContaVibe.ro te poate ajuta cu audit intern preventiv și consultanță fiscală personalizată.
Pentru o analiză rapidă a situației firmei tale sau pentru întrebări legate de raportarea SAF-T, ne poți scrie direct prin pagina de contact.
Concluzie
Declarația 406 nu este doar o nouă obligație fiscală, ci o transformare profundă a modului în care firmele raportează datele financiare.
Implementată corect, ea devine un instrument de transparență și control intern, dar și un test pentru calitatea contabilității.
Un fișier 406 complet și corect raportat înseamnă:
- o contabilitate solidă și coerentă
- protecție în fața controalelor fiscale
- încredere crescută în datele financiare ale firmei
Pregătește-te din timp și transformă această raportare într-un avantaj competitiv, nu într-o corvoadă administrativă.
Bibliografie și surse oficiale
- ANEXA 2 – Structura fișierului SAF-T (PDF oficial ANAF)
- Ordin ANAF nr. 1783/2021 – privind depunerea fișierului standard de control fiscal (SAF-T)
- Codul de Procedură Fiscală, actualizat 2025
- Ministerul Finanțelor – comunicări oficiale privind digitalizarea ANAF